Cada emprendedor que conocemos lucha por organizarse . Sabemos que simplemente no hay suficientes horas al día para encargarse de todo. ¡Necesitaríamos días de 48!
Si también es vuestro caso y tenéis una larga lista de cosas que hacer antes de las navidades; queremos daros algunos consejos para hacer la gestión de tiempo más efectiva.
1. Priorizar.
Cada día, repasad la lista y marcad los cosas que tenéis que zanjar si o sí antes de acabar la jornada. Para establecer la prioridad tened en cuenta tanto el barómetro de la importancia como el de la urgencia. Obviamente, las cosas que cumplen ambos criterios irán en lo más alto de la lista, y aquellas que no cumplan ninguno pasarlas a otro día. Respecto a lo demás recomendamos bajar aquellas cosas que sean urgentes pero no importantes. Si son tareas sencillas, las haréis más rápido después de haberos liberado de aquello que era importante. Además, siempre resta más tiempo la dificultad de la materia y el valor que esta tenga lo que puede causarnos estrés y es lo que hay evitar a toda costa. En resumen: primero lo urgente e importante, después lo importante y complejo y por último las tareas sencillas aunque urgente. Y lo demás puede esperar
También es útil utilizar algún tipo de referencia visual para que las prioridades estén claras a golpe de vista: subrayar de un color y luego de otra una vez completadas o utilizar números. O, si tenéis tiempo, reescribid la lista en orden de cosas prioritarias.
Una vez que hayáis establecido prioridades, cumplirlas. No hagáis trampa y resuelvas lo sencillo lo primero de manera que podáis poner varios “checks” en la lista.
2. Calculad cuento tiempo os va a llevar cada tarea.
Este consejo complementa al anterior. Entendemos que es imposible calcular todas la interrupciones, llamadas, o reuniones de negocios, pero siempre se puede hacer una estimación o una media. Reservad algún tiempo “de sobra” para todas estas cosas.
Un fallo importante pero que es muy común es saltarse en el cálculo las etapas de creación. Pensad de manera novedosa y creativa siempre nos lleva más tiempo de lo normal porque habrá que rechazar primero muchas ideas antes de encontrar una que podemos encauzar. Considerad unos minutos extra aquí también.
3. No llenéis el calendario.
Si una tarea os va a llevar más de algunos minutos incluirla en vuestra agenda o calendario personal. Este paso también es importante porque sirve para darnos cuenta de que ¡sorpresa! ya no nos cabe nada más en un mismo día. Si tenemos un calendario muy cargado unos días y otros no, es muy probable que hayamos calculado algo mal.
Considerad que por muy duro que trabajemos hay que tener expectativas realistas y mejor intentar reorganizarse que fallar en el último momento al ejecutar alguna tarea de las que se encuentran en vuestro top de prioridades. De esta manera, solo nos sentiremos frustrados.
4. Pedid Ayuda.
Ser honestos con vosotros mismos y si tenéis tanto trabajo que roza lo imposible, es muy posible que necesitéis ayuda. Gastad vuestro tiempo en las actividades más importantes y en las que solo podáis realizar vosotros.
La ayuda puede venir en forma de una persona en prácticas o un contrato en tiempo parcial. También podéis subcontratar servicios o hacer acuerdos con terceros.
Como se dice “El tiempo es oro” pero también es el mejor recurso para poder hacer las cosas bien y de manera calmada. Y el principal problemas es que es muy limitado. Vuestra productividad personal puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de una campaña en estas fechas tan importantes. Si seguís todos nuestros consejos, seguro que os podéis desarrollad al máximo potencial.