¿Cuando piensas en planificar una reunión de trabajo te acabas volviendo loco? Sabemos que planificar estas reuniones requiere tiempo y paciencia, son aburridas y tediosas.
Las reuniones de trabajo son espacios donde se discuten temas, se ponen en la mesa ideas, se intentan resolver problemas y se planean acciones.
En este artículo vamos a mostrarte una serie de pautas para que no se te haga cuesta arriba la planificación de tu próxima reunión de trabajo.
Antes de la reunión
Debes preparar la reunión con tiempo de antelación suficiente.
Para empezar, tienes que saber donde habrá lugar la reunión. Si en tu oficina no tienes una sala habilitada para las reuniones o un espacio lo suficientemente grande para todos los participantes, en RBT Business tenemos la solución para ti: puedes recurrir al alquiler de sala de reuniones en Madrid y comparar nuestros precios aquí.
También, es importante crear un planning con el fin de llevar a cabo el motivo de dicha reunión.
Tan importante es convocar con suficiente antelación a los participantes como elegir quiénes serán estos. Solo debes elegir a las personas que realmente tengan algo que aportar a los objetivos de la reunión.
Por último, debes enviar el planning a todos los participantes de la reunión.
Durante la reunión
Lo más importante es comenzar a tiempo la reunión, así evitas que temas importantes queden fuera de tiempo.
Se deben describir los temas fundamentales de los que se va a discutir o plantear. En este punto también debes marcar la forma de intervención. Se pondrán normas y se planteará desde un primer momento el método de trabajo de la reunión.
No debes desviarte de los objetivos planificados.
Una reunión debe desarrollarse con el fin de obtener los resultados para los que fue creada.
Normalmente estos objetivos son los siguientes:
- Informar a los trabajadores de cómo marcha la empresa.
- Concretar objetivos a corto, medio o largo plazo.
- Resolver conflictos creados desde la última reunión.
No todo es un camino de rosas: muchas veces las reuniones toman caminos que se alejan del motivo principal por el que te reúnes. Esto acaba siendo una molestia tanto para quien la organizó como para los que participan en ella.
Existen muchos casos en los que los objetivos principales quedan a un lado para discutir actitudes entre compañeros o motivos personales de cada trabajador.
Por eso es necesario emplear mecanismos que guíen la reunión por el buen camino hacia la consecución de los objetivos planteados.
Después de la reunión
Cuando finaliza la reunión debes dejar tiempo para que los participantes expongan sus dudas. También deberán tener tiempo de expresar sugerencias o comentarios.
Es necesario hacer una síntesis con todos los temas tratados y las posibles soluciones planteadas para que todo quede claro y el meeting haya sido efectivo.
También puedes resumir todas las contribuciones de las personas participantes, como las opiniones, las sugerencias, los acuerdos pactados, etc.
Siempre es necesario agradecer la participación de todos.
Tras esto, los responsables del equipo deberán dejar por escrito las conclusiones a las que se llegó. En este sentido, es importante que la memoria de la reunión llegue a los participantes como máximo dos días después.
Por otro lado, tienes que tener en cuenta que habrá decisiones que afecten a personas ausentes de la reunión. En este sentido, es importante informar adecuadamente a esas personas una vez concluidos los temas.
Tras esto, solo queda poner en marcha lo acordado implantando un seguimiento que trate de monitorizar las acciones decididas.
Para ello, se debe cumplir con los tiempos de actuación, delegar las tareas, evaluar la consecución de objetivos propuestos en la reunión.
Por otro lado, también es necesario abordar temas que no concluyeron en espacios informales como los tiempos de descanso, desayunos o catering.
Sobre todo, debes asegurarte de que cada persona asignada a las nuevas medidas cumpla con sus funciones.
En caso de haber cabos sueltos, es necesario que se conversen en la siguiente reunión.