A cuantos os ha ocurrido de salir de las reuniones de trabajo o presentaciones organizadas en restaurantes u hoteles y la empresa organizadora no os ha causado una buena impresión pero no sabríais decir exactamente por qué. Vamos a pasar a analizar las diferentes claves que hay que tener en cuenta para que nuestras reuniones salgan bordadas.
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Localización
Uno de los grandes errores de muchos negocios es que no tiene en cuenta que el sitio seleccionado tiene que adaptarse al objetivo de la reunión.
Sabemos bien cuanto inciden los gastos sobre la actividad de la impresa, pero también lo importante que es la imagen de la marca para que los clientes no piensen que la situación de la misma es precaria.
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Organización
Hay que calcular con tiempo su
ficiente la manera en la que se va a gestionar todo. Primero los puntos a tratar y los objetivos que queremos alcanzar en dicha cita: conseguir nuevos inversores, hablar a nuestros socios de un nuevo producto….
Segundo pensar a quién va enfocada la reunión para escoger el tono adecuado con el que vamos a acercarnos a ellos. ¿Están ya interesados en nuestra actividad, o debemos dar más información sobre nuestro nuevo producto? Agenda en la programación de los trabajadores de la empresa que deben asistir a la cita con tiempo suficiente. Esto es importante para que ellos a su vez puedan gestionar su trabajo diario si se va a ver interrumpido de manera especial por el evento. Si lo tienen controlado, no acudirán a la cita nerviosos y pensando en otras cosas. Establecer pausas si el meeting va a durar más de dos horas también es importante, de otra manera la atención de nuestro público decaerá.
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Los detalles
El hecho de ofrecer un café o infusión antes de empezar es algo que interiormente siempre se agradece. No esta de más dejar algo para que los asistentes puedan tomar apuntes, así como un esquema con los temas de los que se va a hablar para que no se pierda el hilo ni se olviden de nada. Así los asistentes los podrán repasar si lo desean al volver a casa.
Y por último pero quizá lo más importante, es contar con una buena dosis de optimismo y confianza. Pensar que las cosas saldrán bien es el primer paso para que así suceda.