Muchas personas tienen claro cómo y cuándo llevar a cabo sus tareas del día laboral para acabarlas y pasar a la siguiente jornada. Y aunque no siempre se da fin a todas y hay que continuar al día siguiente, lo cierto es que muchas otras no se organizan lo suficiente como para acabar ninguna o solo parte de ellas, dejando inconclusas incluso algunas más importantes.
En todos los casos hay que tener presente la importancia y la prioridad, ambos conceptos relacionados con el tiempo, es decir, con la celeridad o no de cuándo deben estar resueltas las tareas.
Cada uno debe conocer qué tareas son prioritarias y en qué plazo de tiempo deben estar resueltas. Muchas de estas lo son, aunque su plazo de ejecución sea largo, por lo tanto hay que prever la proporción que nos llevará todo el proceso hasta acabarlas. Pero otras, que deben ser acabadas en menos plazo, pueden ser importantes o no, pero necesitan ser acabadas más rápido. Así que las que precisan resolución antes, se colocan en primera posición.
Pero sin olvidar que tenemos otras, que lleva más tiempo ejecutarla, pero tiene un plazo lógico para ser eliminada de la lista: de ahí la necesidad de organizar tareas de forma adecuada.
Una buena opción es ir sacando de esa lista todo aquello que se ha finalizado. Y esos encargos de mayor envergadura por su complicación o tamaño de trabajo que implica, avanzar en ello con constancia, también en previsión de las dificultades. Solo así hay una organización mental y real de qué estamos haciendo y con qué fin.
Una de las dificultades para avanzar en las agendas, se presenta cuando surge una cosa imprevista que intenta colarse en el orden del día. Una vez más hay que valorar para cuándo debe ser resuelta y qué importancia tiene para los objetivos que tenemos que alcanzar. Y si afecta al objetivo global, es posible que tengamos que hacerle un hueco justo al lado de las tareas de rápida resolución. Y si se precisa más tiempo pero afecta al total del objetivo, hay que colarla entre las principales. Si no afecta a ninguno de estos parámetros, se añade a la cola de las previamente se organizaron.
Así que tenemos claro que la importancia y el lugar que ocupan en nuestra dedicación tienen que ver con el objetivo y lo que supone para nosotros haberlo alcanzado a tiempo. Y si es posible, con grado de satisfacción.