En muchas ocasiones nos vemos en nuestra oficina o en el teletrabajo con una cantidad ingente de tareas que tenemos que resolver antes de que acabe la semana o que acabe el mes. Ya sea porque seamos autónomos y estemos empezando (lógicamente lo queremos abarcar todo en el menor tiempo posible), tengamos trabajo acumulado, nuestro compañero se encuentre de baja o simplemente tenemos que sacar un proyecto adelante en el menor tiempo posible.
Ver que empieza el mes y tenemos la agenda repleta de trabajo simplemente nos hace querer volvernos a la cama y no levantarnos de ahí en lo que queda de mes. Pero por mucha que sea la tarea esta nunca nos debe parecer inabarcable. Lo mejor para empezar es seguir leyendo en este post ya que te contaremos cómo conseguir llegar sano y salvo a final de mes y con todo el trabajo hecho.
1- Divide el trabajo que tengas que hacer en días
Al igual que nos podría pasar al ver un pastel gigante o intentar comernos una tarta entera de un solo bocado: ¿nos parecería imposible? Claro, para ello lo que hacemos es ir dividiendo la tarta en pequeños bocados y uno tras otro ir acabando con ella.
Uno de los principales errores que comete mucha gente, igual que en las dietas, es mirar el objetivo final e ir a por él en vez de ir poco a poco. Pensemos en una escalera: aunque vayamos subiendo escalón a escalón, al final terminaremos llegando a la meta de manera mucho más sencilla (y menos cansada) que pretender trepar por un precipicio, ¿verdad?
Lo mismo pasa con el trabajo; al principio solamente veremos montañas y montañas de documentos, correos, llamadas, reuniones… algo inabarcable. Pero si lo dividimos en todos los días que tenemos que hacerlo, el trabajo se reduce drásticamente.
Así por ejemplo podremos poner para objetivos de mañana preparar una presentación que tenemos la semana siguiente de un nuevo producto, recibir el feedback de la campaña anterior y responder a los emails de los clientes A, B y C.
¿Cómo dividirnos las tareas?
Tendremos que organizar nuestro trabajo en más urgente e importante. Lo más urgente lo haremos los primeros días y dejaremos las tareas menos urgentes y menos importantes para los últimos. Así siempre nos aseguraremos de no dejar para última hora algo importante o no poder corregir errores.
A lo largo del día también es importante que dividamos las tareas. En primer lugar deberemos empezar por las más complicadas, y dejar las más sencillas (como emails, llamadas, confirmar reuniones) para momentos en los que nuestra atención decaiga y necesitemos un descanso.
Utiliza una agenda semanal
Nos vendrá muy bien tener en una agenda apuntado todo lo que queremos tener listo en la semana y en cada día las tareas explicadas de forma objetiva. Así, cuando terminemos una, la tacharemos y podremos pasar a la siguiente.
De esta forma, ningún trabajo se nos quedará en la recámara y veremos cómo poco a poco vamos quitándonos peso y acercándonos a la meta. Lo cual contribuye enormemente a reforzar nuestra autoestima y a motivarnos a seguir.
2- No te agobies
No hay peor enemigo para las musas y la productividad que el agobio. Se trata de una gruesa tela que nubla nuestro entendimiento y que nos hace entrar en un círculo vicioso del que no vemos salida, perdemos tiempo y nos agobiamos más.
Por lo tanto, si vemos que alguna tarea se nos resiste, lo mejor que podemos hacer es pasar a una secundaria para despejarnos y, cuando estemos más motivados, ir a por ella. Si vemos que no podemos abarcar con todo, podremos pedir ayuda a algún compañero, preguntarle cómo solucionó tal cosa o aquella otra.
Y si aún así, sentimos que no somos capaces de rendir, lo mejor es que empecemos por las tareas menos importantes. Así sentiremos que hemos estado haciendo algo de valor, no nos desmotivaremos y habremos dejado para mañana más hueco libre para terminar todas aquellas importantes cuando estemos motivados y descansados.